Studiefrämjandets dokumentplan 1.0

Projektets andra ”pilotförening” har nu färdigställt sin första dokumentplan. Dokumentplanen är ett verktyg som kan bidra till bättre kontroll över föreningens informationshantering – såväl digitalt som på papper. 

Studiefrämjandet Sörmland har inventerat dokument, foton, trycksaker, register och andra handlingar som hanteras i verksamheten. Resultatet av inventeringen har förts in i dokumentplanen tillsammans med olika typer av hanteringsregler, som anger var handlingarna förvaras, hur de ska hållas ordnade, och om de ska bevaras eller gallras (slängas/raderas).

Dokumentplan Studiefrämjandet
Exempel dokumentplan Studiefrämjandet

Vi la upp arbetet i projektets andra pilot på ett lite annorlunda sätt, jämfört med hur vi gjorde i Hyltinge hembygdsförening. Studiefrämjandet är en större organisation med flera lokalkontor och avdelningar, så det hade varit svårt att på så kort tid organisera en leverans till ett riktigt e-arkiv. Vi koncentrerade oss istället på att skapa en första version av deras dokumentplan. Genom denna plan läggs grunden för en välordnad dokumentstruktur, vilket i sig är en förutsättning för digitalt bevarande.

Några erfarenheter som vi tar med från arbetet med Studiefrämjandet:

  • Som många andra organisationer upplever Studiefrämjandet en ”informationsexplosion” och en decentralisering av informationshanteringen. Några få handlingstyper hanteras enligt gemensamt uppställda regler, men mycket annat är oreglerat eller löses från fall till fall.
  • Papper är OK. I de delar där föreningen har fungerande rutiner för att hantera dokument på papper, så finns det ur arkivsynpunkt inte någon anledning att gå över till ett digitalt bevarande. (Det kan dock finnas andra skäl: effektivitetsvinster; möjligheter att tillgängliggöra informationen för fler, etc….)
  • Det finns dock vissa handlingstyper hos Studiefrämjandet som sällan hanteras på papper. Det gäller exempelvis foton, filmer, viss programinformation, samt kommunikation via webb och sociala medier. För att möjliggöra ett framtida bevarande av dessa handlingstyper diskuterade vi möjligheten att lägga upp en tydligare mappstruktur på föreningens delade server (eller i molnet). Då skulle medarbetare kunna lagra sina digitala dokument på en gemensam plats, i rätt format, vilket samtidigt medför bättre möjligheter att återvinna och dela information med andra.
  • Vi förde också diskussioner om korrespondens via e-post, samt projekthandlingar. Båda dessa handlingstyper hanteras till stor del digitalt, kan ha ett stort historiskt värde, och skulle därför kunna vara intressanta att bevara i högre grad. Bevarandet kan ske antingen på papper eller digitalt. Oavsett vilken metod som väljs för att bevara handlingarna förutsätter bevarandet att handlingstyperna hanteras på ett mer strukturerat och enhetlig sätt i föreningen.
  • Som för många andra föreningar hanteras webben centralt, på förbundsnivå. En möjlighet för att bevara webbinformationen kan alltså vara genom ett gemensamt, centralt projekt. Å andra sidan finns också fördelar med att bevara handlingarna lokalt hos föreningen, eftersom de då hålls samman med övriga delar av arkivet.
  • Slutligen kunde vi sammanfattningsvis se både möjligheter och risker: dokumentplanen kan definitivt vara ett verktyg som bidrar både till administrativ effektivitet och en ökad grad av bevarande. Men för att det ska kunna ske behöver de flesta föreningar hjälp, både för att komma igång, och för att fortlöpande kunna uppdatera planen och leverera handlingar till något arkiv.