Måste e-arkivering vara så svårt?

Vårt projekt har nu, efter några månaders väntan, fått svar från Riksarkivet. Riksarkivet meddelar att myndigheten saknar resurser att stödja arbetet med att bevara enskilda arkivbildares elektroniska handlingar för framtida forskning. Riksarkivet har ju främst tillsyn över statliga arkiv och får visserligen ge råd även till enskilda arkivbildare, men det är alltså inte myndighetens egentliga arbetsuppgift.

Riksarkivets handläggare meddelar samtidigt att det pågår en översyn av myndighetens uppdrag, där frågan om ansvaret för de enskilda arkiven ingår.

>> Läs gärna Riksarkivets svar i dess helhet

Av Riksarkivets svar framgår att de betraktar e-arkivering som en så dyr och komplicerad process, att små enskilda arkivbildare aldrig kan klara de krav som ställs på en ”riktig” leverans till statens e-arkiv. Men frågan är väl om vi kanske borde leta efter enklare lösningar, som kan användas även av små föreningar? I Danmark är det ju möjligt, så varför inte i Sverige?

På ett sätt är e-arkivering något mycket enkelt: vi ”e-arkiverar” varje dag, utan att ens tänka på det! Vi laddar upp bilder och dokument på filservrar, flyttar föreningens protokoll från en dator till en en annan, eller till en extern hårddisk. Det är en form av e-arkivering – även om hanteringen kanske inte alltid är optimal ur ett bevarandeperspektiv.

Bara genom att använda arkivgodkända filformat, regelbunden säkerhetskopiering och säkra lagringsmetoder skulle vi kunna skapa bättre förutsättningar. Dessutom måste vi ha god ordning på handlingarna/filerna och beskriva och förteckna dem. För det krävs inte mycket pengar eller avancerad teknik.

Arbetet med att hitta ”enkla och billiga” lösningar fortsätter nu på flera fronter:

  • I projektet har vi nu startat arbetet med två ”piloter”, det vill säga: två föreningar som i praktiken ska få inventera, organisera och leverera elektroniska handlingar på ett sätt som ger oss goda möjligheter att kunna bevara dessa handlingar på lång sikt.
  • De erfarenheter som framkommer i arbetet med piloterna ska arbetas in i den ”metod för e-arkivering” som är ett av projektets planerade målsättningar.
  • Under sommaren ska Johan titta närmare på danska Rigsarkivets program och metoder och se om dessa ev kan användas av projektet.
  • Vi kommer också att träffa några konsultföretag som är experter på dokumenthantering och e-arkiv och undersöka förutsättningarna för samverkan.

Mer information om allt detta kommer inom kort.