Två piloter på gång

Nu har vi haft uppstartsmöten med två ”pilotföreningar” som ska få pröva på e-arkivering i praktiken, samtidigt som vi tillsammans utvecklar en metod för långsiktigt bevarande av elektroniska handlingar – en metod som ska kunna användas även av små föreningar och andra enskilda arkivbildare, som inte har så mycket IT-kompetens eller pengar.

Den första föreningen är Studiefrämjandet i Sörmland, som har sitt kontor i Eskilstuna. Där börjar vi arbetet med att inventera vilka dokument och vilken information som finns, för att sedan föra in den i en dokumentplan. Därefter ska vi försöka ringa in vilka handlingar som hanteras enbart som e-handlingar, och sikta in det fortsatta arbetet på just dessa handlingar.

Den andra piloten är hembygdsföreningen i Hyltinge, Sparreholm. Där kommer vi göra på ungefär samma sätt, men med den skillnaden att föreningen redan har god kontroll över vilken information som finns i elektronisk form. Dokumenthanteringen och arkivfrågorna sköts nämligen i princip av en person, som har god struktur på sina dokument. Här kommer vi att skrida till praktisk handling, och lyfta över stora delar av arkivet till Google i godkända format.

Några lärdomar har redan kommit ut av kontakterna med piloterna:

  • Väldigt mycket är vunnet om föreningen har en förteckning eller en dokumentplan över sina e-handlingar. Det är också en stor fördel om handlingarna lagras i några få system, och inte ligger utspridda på massor av olika datorer, CD-skivor, molntjänster med mera.
  • Det går inte att tala om e-arkivering utan att samtidigt tala om föreningens arbetssätt, dokumenthantering och administrativa rutiner. I Hyltinge har vi redan börjat tala om att lägga över e-handlingarna i Google eller någon annan molntjänst. Det kommer nämligen att ge flera vinster: det blir lättare att samarbeta i föreningen; handlingarna hålls samlade och det blir lättare att styra vilka format med mera som används, och slutligen kan det vara enklare att visa handlingarna utåt för nya användare!
  • Föreningar som har fungerande pappersrutiner har inte någon särskild anledning att försöka e-arkivera dessa handlingar. Papper är fortfarande enklare och billigare att hantera, inte minst sett på längre sikt (decennier och sekler). Digitalisering och e-arkivering har dock stora fördelar när det handlar om att kunna dela handlingar mellan flera användare, att söka, bearbeta, återanvända och sammanställa information, samt att publicera informationen.
  • Det måste finnas utbildade arkivarier på centralorganisationen, eller på länsarkiv eller andra föreningsarkiv, som kan stötta föreningarna med deras dokumenthantering och e-arkivering.
  • Det finns flera IT-system som administreras av föreningarnas centralorganisation. Det gäller exempelvis webb, intranät och sökportaler som Bygdeband. I dessa fall vore det sannolikt önskvärt med ett samlat grepp från centralt håll, för att exempelvis kunna bevara föreningarnas webbar med mera.