Metod steg 1: Inventera

Börja med att ta reda på vilka dokument och vilka informationstyper som föreningen hanterar.

Använd gärna mallen för dokumentplan när ni gör inventeringen. Mallen är på förhand ifylld med exempel på handlingar och information som brukar finnas i en förening. Exemplen står dock där främst som en påminnelse: när ni genomför er egen inventering ska ni anpassa blanketten efter era egna behov. Använd de dokumenttyper och kolumner som ni har nytta av. Anpassa gärna mallen efter era egna behov genom att ladda hem en kopia, som ni kan ändra efter tycke och smak.

Nedanstående beskrivning omfattar föreningens samlade dokumentation, det vill säga information både på papper och e-handlingar. Om ni vill koncentrera er enbart på e-handlingar kan ni förstås hoppa över en fysisk inventering av lokalerna.

I praktiken kan inventeringen genomföras på flera sätt:

  1. Gå runt i föreningens lokaler och inventera fysiskt vad som står i de olika rummen, i form av pärmar, arkivkartoner, tidskriftsamlare med mera. Glöm inte att lista eventuella videoband, kasettband, CD-skivor, USB-minnen och andra lokala databärare!
  2. Samla föreningens personal och/eller medlemmar på en workshop och lista tillsammans alla typer av dokument och annan information som ni hanterar. Om ni har svårt att komma igång kan ni ställa er följande frågor: a) vilken verksamhet bedriver vi i föreningen? b) vilken information skapas till följd av denna verksamhet?
  3. Gå igenom era datorer och lista vilka dokument och annan information som skapas där. Här finns i princip två vägar: a) gå igenom datorerna filmappar
  4. Tänk särskilt på de handlingar som föreningen skapar eller hanterar via molntjänster och/eller sociala medier. Exempel: handlingar i Google docs/Gmail; Facebook, ev Twitter, Instagram och liknande. Hit räknas även mer specifika tjänster som Bygdeband och liknande.

Metoderna 1-4 kan med fördel kombineras, för att få en mer heltäckande bild av föreningens informationshantering.

Resurser att använda:

>> Tillbaka till startsidan för ”Metod för e-arkivering”