Hyltinge hembygdsförening e-arkiverad!

Är Hyltinge hembygdsförening, Sparreholm, måhända den första ideella förening i Sverige som har fått sina handlingar e-arkiverade? 

Hyltinge hembygdsförening e-arkiverade och förtecknade

Vem vet, men faktum är att vi under en workshop hos företaget ArkivIT fick en intressant visning av programvarorna Archivematica (programvara för långtidslagring av elektroniska handlingar) och ATOM (programvara för att förteckna handlingar, föremål och arkiv). Mattias på ArkivIT lotsade oss också genom den process som det innebär att i praktiken lägga in handlingar och förteckna dem i e-arkivet.

Det var faktiskt inte så svårt! Nu är en liten del av Hyltinge hembygdsförenings handlingar lagrade i ArkivIT:s demotjänst under en tid. Kanske kan det bli en fortsättning på samarbetet kring denna tekniska lösning tillsammans med Arkiv Sörmland och andra enskilda arkiv i Sverige. Framtiden får utvisa hur vi lyckas ta hand om vår föreningshistoria.

Några sammanfattande lärdomar från denna ”pilot”:

  • Att ladda upp handlingar till e-arkivet och att förteckna dem är inte så svårt som man först kan tro, särskilt inte när det handlar om ”vanliga” dokument som ordbehandlingsdokument och fotografier. Lite knepigare kan det bli med exempelvis databaser och webbsidor.
  • ATOM kan användas även för att hålla reda på och även publicera andra typer av information. Föreningar kan förteckna och visa exempelvis föremål, böcker och samlingar via ATOM.
  • E-arkivet kan lagra även inskannade handlingar. Det går sedan bra att söka och visa såväl gamla pappersförteckningar, som inskannat material och sådant som redan från börjat är skapat digitalt.
  • E-arkivet kan ha olika behörigheter: vissa handlingar visas kanske bara för föreningens styrelse. Andra får alla medlemmar se. Några delar av arkivet kan även allmänheten få söka i.
  • Inget går automatiskt: den som ska bygga en lösning för att lagra, hantera och visa upp information måste först planera arkivets administration, struktur och tillåtna tekniska standarder.
  • Precis som i pappersvärlden är det oerhört viktigt att föreningen har god ordning på sin information redan innan den når arkivet. Det har Hyltinge, vilket gjorde denna provleverans ännu enklare.
  • Få föreningar kommer själva att kunna genomföra leveranser till e-arkiv, eller ett korrekt förteckningsarbete. Där kommer det behövas stöd från arkivarier och i vissa fall även systemvetare.