Studiebesök hos ArkivIT

Tillsammans med Daniel Bodén, etnolog och projektledare för projektet ”ARKI-VERA-ARKI-VUNGA” , besökte jag förra veckan konsultföretaget ArkivIT i Stockholm.

Vi diskuterade möjligheterna till samverkan för att hitta ”enkla och billiga” lösningar för e-arkivering som kan användas av föreningar, småföretag och privatpersoner som saknar egna IT-avdelningar och andra resurser.

Vi fick en visning av den öppna lösningen Archivematica, som tillsammans med AtoM kan användas för att både arkivera, förteckna/beskriva och presentera elektroniska handlingar.

Vi kommer att ha fortsatt kontakt med ArkivIT och ser fram emot vad vi tillsammans eventuellt kan uträtta – kanske kan resultatet bli en särskilt anpassad version av Archivematica och Atom som kan användas av små föreningar? Vi jobbar i alla fall vidare på det som ett möjligt spår. Samverkan mellan ideell sektor, näringslivet och offentlig sektor känns som en bra strategi just nu.

Två piloter på gång

Nu har vi haft uppstartsmöten med två ”pilotföreningar” som ska få pröva på e-arkivering i praktiken, samtidigt som vi tillsammans utvecklar en metod för långsiktigt bevarande av elektroniska handlingar – en metod som ska kunna användas även av små föreningar och andra enskilda arkivbildare, som inte har så mycket IT-kompetens eller pengar.

Den första föreningen är Studiefrämjandet i Sörmland, som har sitt kontor i Eskilstuna. Där börjar vi arbetet med att inventera vilka dokument och vilken information som finns, för att sedan föra in den i en dokumentplan. Därefter ska vi försöka ringa in vilka handlingar som hanteras enbart som e-handlingar, och sikta in det fortsatta arbetet på just dessa handlingar.

Den andra piloten är hembygdsföreningen i Hyltinge, Sparreholm. Där kommer vi göra på ungefär samma sätt, men med den skillnaden att föreningen redan har god kontroll över vilken information som finns i elektronisk form. Dokumenthanteringen och arkivfrågorna sköts nämligen i princip av en person, som har god struktur på sina dokument. Här kommer vi att skrida till praktisk handling, och lyfta över stora delar av arkivet till Google i godkända format.

Några lärdomar har redan kommit ut av kontakterna med piloterna:

  • Väldigt mycket är vunnet om föreningen har en förteckning eller en dokumentplan över sina e-handlingar. Det är också en stor fördel om handlingarna lagras i några få system, och inte ligger utspridda på massor av olika datorer, CD-skivor, molntjänster med mera.
  • Det går inte att tala om e-arkivering utan att samtidigt tala om föreningens arbetssätt, dokumenthantering och administrativa rutiner. I Hyltinge har vi redan börjat tala om att lägga över e-handlingarna i Google eller någon annan molntjänst. Det kommer nämligen att ge flera vinster: det blir lättare att samarbeta i föreningen; handlingarna hålls samlade och det blir lättare att styra vilka format med mera som används, och slutligen kan det vara enklare att visa handlingarna utåt för nya användare!
  • Föreningar som har fungerande pappersrutiner har inte någon särskild anledning att försöka e-arkivera dessa handlingar. Papper är fortfarande enklare och billigare att hantera, inte minst sett på längre sikt (decennier och sekler). Digitalisering och e-arkivering har dock stora fördelar när det handlar om att kunna dela handlingar mellan flera användare, att söka, bearbeta, återanvända och sammanställa information, samt att publicera informationen.
  • Det måste finnas utbildade arkivarier på centralorganisationen, eller på länsarkiv eller andra föreningsarkiv, som kan stötta föreningarna med deras dokumenthantering och e-arkivering.
  • Det finns flera IT-system som administreras av föreningarnas centralorganisation. Det gäller exempelvis webb, intranät och sökportaler som Bygdeband. I dessa fall vore det sannolikt önskvärt med ett samlat grepp från centralt håll, för att exempelvis kunna bevara föreningarnas webbar med mera.

Måste e-arkivering vara så svårt?

Vårt projekt har nu, efter några månaders väntan, fått svar från Riksarkivet. Riksarkivet meddelar att myndigheten saknar resurser att stödja arbetet med att bevara enskilda arkivbildares elektroniska handlingar för framtida forskning. Riksarkivet har ju främst tillsyn över statliga arkiv och får visserligen ge råd även till enskilda arkivbildare, men det är alltså inte myndighetens egentliga arbetsuppgift.

Riksarkivets handläggare meddelar samtidigt att det pågår en översyn av myndighetens uppdrag, där frågan om ansvaret för de enskilda arkiven ingår.

>> Läs gärna Riksarkivets svar i dess helhet

Av Riksarkivets svar framgår att de betraktar e-arkivering som en så dyr och komplicerad process, att små enskilda arkivbildare aldrig kan klara de krav som ställs på en ”riktig” leverans till statens e-arkiv. Men frågan är väl om vi kanske borde leta efter enklare lösningar, som kan användas även av små föreningar? I Danmark är det ju möjligt, så varför inte i Sverige?

På ett sätt är e-arkivering något mycket enkelt: vi ”e-arkiverar” varje dag, utan att ens tänka på det! Vi laddar upp bilder och dokument på filservrar, flyttar föreningens protokoll från en dator till en en annan, eller till en extern hårddisk. Det är en form av e-arkivering – även om hanteringen kanske inte alltid är optimal ur ett bevarandeperspektiv.

Bara genom att använda arkivgodkända filformat, regelbunden säkerhetskopiering och säkra lagringsmetoder skulle vi kunna skapa bättre förutsättningar. Dessutom måste vi ha god ordning på handlingarna/filerna och beskriva och förteckna dem. För det krävs inte mycket pengar eller avancerad teknik.

Arbetet med att hitta ”enkla och billiga” lösningar fortsätter nu på flera fronter:

  • I projektet har vi nu startat arbetet med två ”piloter”, det vill säga: två föreningar som i praktiken ska få inventera, organisera och leverera elektroniska handlingar på ett sätt som ger oss goda möjligheter att kunna bevara dessa handlingar på lång sikt.
  • De erfarenheter som framkommer i arbetet med piloterna ska arbetas in i den ”metod för e-arkivering” som är ett av projektets planerade målsättningar.
  • Under sommaren ska Johan titta närmare på danska Rigsarkivets program och metoder och se om dessa ev kan användas av projektet.
  • Vi kommer också att träffa några konsultföretag som är experter på dokumenthantering och e-arkiv och undersöka förutsättningarna för samverkan.

Mer information om allt detta kommer inom kort.

Vill du bevara er förenings historia?

Nu öppnar vi enkäten, där projektet kartlägger nuläget för de sörmländska föreningarnas ”digitala arkiv” och deras hantering av e-handlingar. Är du med i en förening baserad i Sörmland får du gärna delta i enkäten! Så här skrev vi i den inbjudan som i dagarna går ut till föreningslivet i Sörmland:

”Idag tycker vi kanske inte att e-post och hemsidor är så märkvärdiga – men ganska snart kommer detta att vara värdefullt forskningsmaterial! Genom att besvara enkäten bidrar du till ökad kunskap om föreningsarkiven , vilket är en viktig förutsättning för att kunna bevara er historia. Du får också möjlighet att göra en intresseanmälan för framtida medverkan i projektet.

Enkäten består av 9 frågor och tar c:a 10-15 minuter att besvara, beroende på era förutsättningar. Undersökningen pågår till till slutet av oktober, men besvara gärna enkäten så snart som möjligt!

Du hittar enkäten här: https://sv.surveymonkey.com/r/YF9BHFJ ”

Positiva besked från andra sidan sundet

Rigsarkivet svarade oss med vändande post. Nu ska Johan utvärdera underlaget som danskarna skickade och se om programvaran är användbar även i Sverige.

Under maj börjar vi med de två första pilotföreningarna: Flens hembygdsförening och Studiefrämjandet. I och med detta kommer det också hända saker på metodsidorna.

Riksarkivet, som vi också kontaktade, har däremot inte svarat.

Danmark har något vi saknar

Danska Rigsarkivet har utvecklat en liten programsvit som riktar sig till företag, föreningar och privatpersoner som vill bevara sin historia till framtiden. Programmen, som kallas ”SABA”, kan användas för att omvandla e-post, wordfiler och andra typer av elektroniska handlingar till tekniska format som lämpar sig för långsiktigt bevarande, eller så kallad e-arkivering.

Rigsarkivet gör därigenom en mycket viktig insats för att bevara samtidens företags- förenings- och personhistoria.

Vi har nu skrivit till danska Rigsarkivet för att undersöka möjligheterna att få använda SABA-sviten även i Sverige. Vi har även frågat svenska Riksarkivet om något liknande finns i Sverige, och vad som gäller för leveranser av enskilda arkiv till Riksarkivet. Nu inväntar vi svaren från både Danmark och Sverige med spänning!

Nu tar vi arkiven till en ny digital nivå!

Projektet ”Nu tar vi arkiven till en ny digital nivå” drivs av Länsbildningsförbundet Sörmland, Hembygdsförbundet Sörmland och Arkiv Sörmland, med stöd av finansiering från Landstinget Sörmland.

Projektet syftar till att ta in och sprida kunskap om hur föreningslivet i Sörmland ska kunna bevara sin historia genom e-arkivering.

På projektets webbplats e-arkivera.nu kommer du att kunna läsa mer om de resultat som tas fram inom projektet och om våra pågående aktiviteter. Projektet vänder sig i första hand till föreningslivet i Sörmland, men vi inbjuder även till samverkan och kommunikation med andra intressenter.

Har du frågor, idéer eller funderingar? Hör gärna av dig till info[snabela]e-arkivera.nu