Slutet gott?

Nu är projektet avslutat och sammanfattat i en slutrapport, som ni gärna får ta del av och tycka till om!

Nu tar vi arkiven till en ny digital nivå – slutrapport (öppnas i nytt fönster)

Metoden för e-arkivering är också klar. Den kom att handla lika mycket om dokumenthantering, digitalisering och förbättrade arbetssätt som om ”ren” e-arkivering. Det hela hänger nämligen ihop! >> Ni hittar metoden här.

Det går att nå projektledare Johan Eriksson en tid till via adressen johan[@]e-arkivera.nu, men sedan hänvisas fortsatta frågor till någon av de organisationer som ansvarat för detta intressanta projekt: Länsbildningsförbundet Sörmland, Arkiv Sörmland, eller Södermanlands Hembygdsförbund.

Workshop och föredrag med Anneli Jordahl

21 november träffade projektgruppen ett femtiotal intresserade deltagare på Stadshotellet i Eskilstuna. Det var fullspikat, engagerat och väldigt kul!

Fullsatt på e-arkivera Stadshotellet Eskilstuna
Fullsatt på e-arkivera Stadshotellet Eskilstuna

Projektledare Johan Eriksson presenterade preliminära resultat från enkäter och piloter, samt svarade på frågor om metoder för digitalt bevarande. Projektets styrgrupp höll i en workshop, där alla fick bidra med synpunkter och idéer inför det eventuellt fortsatta arbetet. Det var mycket tydligt att många önskade sig ett fortsatt och breddat arbete med digitalisering i föreningslivet – inte bara digitalt bevarande.

Anneli Jordahl föreläser hos e-arkivera
Anneli Jordahl föreläser hos e-arkivera.nu

Därefter bjöds vi på en föreläsning av Anneli Jordahl som berättade om romanen ”Augustenbad en sommar” och den omfattande research som låg bakom verket. Anneli tillbringade många timmar i arkiven, både i Sörmland och på andra ställen. Anneli beskrev dagarna i arkivet som lustfyllda, spännande och rika på upptäckter.

Dagen avslutades med lunch och en visning av verksamheten hos Arkiv Sörmland.

>> Du kan se lite av Johans presentation här (pausa och starta visningen genom att klicka i presentationen, eller genom att trycka på enter.)

>> En sammanställning av gruppernas diskussioner finns att hämta hem här

>> Vi gjorde en liten ”första hjälpen-folder” för digitalt bevarande inför workshoppen. Hämta hem och sprid den gärna!

 

 

Studiefrämjandets dokumentplan 1.0

Projektets andra ”pilotförening” har nu färdigställt sin första dokumentplan. Dokumentplanen är ett verktyg som kan bidra till bättre kontroll över föreningens informationshantering – såväl digitalt som på papper. 

Studiefrämjandet Sörmland har inventerat dokument, foton, trycksaker, register och andra handlingar som hanteras i verksamheten. Resultatet av inventeringen har förts in i dokumentplanen tillsammans med olika typer av hanteringsregler, som anger var handlingarna förvaras, hur de ska hållas ordnade, och om de ska bevaras eller gallras (slängas/raderas).

Dokumentplan Studiefrämjandet
Exempel dokumentplan Studiefrämjandet

Vi la upp arbetet i projektets andra pilot på ett lite annorlunda sätt, jämfört med hur vi gjorde i Hyltinge hembygdsförening. Studiefrämjandet är en större organisation med flera lokalkontor och avdelningar, så det hade varit svårt att på så kort tid organisera en leverans till ett riktigt e-arkiv. Vi koncentrerade oss istället på att skapa en första version av deras dokumentplan. Genom denna plan läggs grunden för en välordnad dokumentstruktur, vilket i sig är en förutsättning för digitalt bevarande.

Några erfarenheter som vi tar med från arbetet med Studiefrämjandet:

  • Som många andra organisationer upplever Studiefrämjandet en ”informationsexplosion” och en decentralisering av informationshanteringen. Några få handlingstyper hanteras enligt gemensamt uppställda regler, men mycket annat är oreglerat eller löses från fall till fall.
  • Papper är OK. I de delar där föreningen har fungerande rutiner för att hantera dokument på papper, så finns det ur arkivsynpunkt inte någon anledning att gå över till ett digitalt bevarande. (Det kan dock finnas andra skäl: effektivitetsvinster; möjligheter att tillgängliggöra informationen för fler, etc….)
  • Det finns dock vissa handlingstyper hos Studiefrämjandet som sällan hanteras på papper. Det gäller exempelvis foton, filmer, viss programinformation, samt kommunikation via webb och sociala medier. För att möjliggöra ett framtida bevarande av dessa handlingstyper diskuterade vi möjligheten att lägga upp en tydligare mappstruktur på föreningens delade server (eller i molnet). Då skulle medarbetare kunna lagra sina digitala dokument på en gemensam plats, i rätt format, vilket samtidigt medför bättre möjligheter att återvinna och dela information med andra.
  • Vi förde också diskussioner om korrespondens via e-post, samt projekthandlingar. Båda dessa handlingstyper hanteras till stor del digitalt, kan ha ett stort historiskt värde, och skulle därför kunna vara intressanta att bevara i högre grad. Bevarandet kan ske antingen på papper eller digitalt. Oavsett vilken metod som väljs för att bevara handlingarna förutsätter bevarandet att handlingstyperna hanteras på ett mer strukturerat och enhetlig sätt i föreningen.
  • Som för många andra föreningar hanteras webben centralt, på förbundsnivå. En möjlighet för att bevara webbinformationen kan alltså vara genom ett gemensamt, centralt projekt. Å andra sidan finns också fördelar med att bevara handlingarna lokalt hos föreningen, eftersom de då hålls samman med övriga delar av arkivet.
  • Slutligen kunde vi sammanfattningsvis se både möjligheter och risker: dokumentplanen kan definitivt vara ett verktyg som bidrar både till administrativ effektivitet och en ökad grad av bevarande. Men för att det ska kunna ske behöver de flesta föreningar hjälp, både för att komma igång, och för att fortlöpande kunna uppdatera planen och leverera handlingar till något arkiv.

Hyltinge hembygdsförening e-arkiverad!

Är Hyltinge hembygdsförening, Sparreholm, måhända den första ideella förening i Sverige som har fått sina handlingar e-arkiverade? 

Hyltinge hembygdsförening e-arkiverade och förtecknade

Vem vet, men faktum är att vi under en workshop hos företaget ArkivIT fick en intressant visning av programvarorna Archivematica (programvara för långtidslagring av elektroniska handlingar) och ATOM (programvara för att förteckna handlingar, föremål och arkiv). Mattias på ArkivIT lotsade oss också genom den process som det innebär att i praktiken lägga in handlingar och förteckna dem i e-arkivet.

Det var faktiskt inte så svårt! Nu är en liten del av Hyltinge hembygdsförenings handlingar lagrade i ArkivIT:s demotjänst under en tid. Kanske kan det bli en fortsättning på samarbetet kring denna tekniska lösning tillsammans med Arkiv Sörmland och andra enskilda arkiv i Sverige. Framtiden får utvisa hur vi lyckas ta hand om vår föreningshistoria.

Några sammanfattande lärdomar från denna ”pilot”:

  • Att ladda upp handlingar till e-arkivet och att förteckna dem är inte så svårt som man först kan tro, särskilt inte när det handlar om ”vanliga” dokument som ordbehandlingsdokument och fotografier. Lite knepigare kan det bli med exempelvis databaser och webbsidor.
  • ATOM kan användas även för att hålla reda på och även publicera andra typer av information. Föreningar kan förteckna och visa exempelvis föremål, böcker och samlingar via ATOM.
  • E-arkivet kan lagra även inskannade handlingar. Det går sedan bra att söka och visa såväl gamla pappersförteckningar, som inskannat material och sådant som redan från börjat är skapat digitalt.
  • E-arkivet kan ha olika behörigheter: vissa handlingar visas kanske bara för föreningens styrelse. Andra får alla medlemmar se. Några delar av arkivet kan även allmänheten få söka i.
  • Inget går automatiskt: den som ska bygga en lösning för att lagra, hantera och visa upp information måste först planera arkivets administration, struktur och tillåtna tekniska standarder.
  • Precis som i pappersvärlden är det oerhört viktigt att föreningen har god ordning på sin information redan innan den når arkivet. Det har Hyltinge, vilket gjorde denna provleverans ännu enklare.
  • Få föreningar kommer själva att kunna genomföra leveranser till e-arkiv, eller ett korrekt förteckningsarbete. Där kommer det behövas stöd från arkivarier och i vissa fall även systemvetare.

Självstudier: e-arkivering utifrån exemplet Archivematica

Nedan finns exempel på vidare läsning för er som på egen hand vill lära er lite mer om grunderna i digital långtidslagring, och få insikter om programvarorna Archivematica och Atom, som projektet använder för sin första testleverans, i samarbete med ArkivIT.

Observera att de nämnda programvarorna Archivematica och Atom bara är två exempel på möjliga tekniska lösningar för lagring och förteckning av elektroniska arkivhandlingar. Det finns många andra varianter – både enklare och mer avancerade – som kan nyttjas för att långsiktigt kunna strukturera, beskriva, lagra och återsöka information.

Läs gärna informationen i den ordning som den står. För att kunna förstå webbinaret om Archivematica och Atom är det bra att först ha lite koll på grundläggande begrepp som förekommer i filmen.

Wikipedia om digitala arkivsystem (e-arkiv). Den intresserade kan förstås även läsa den utförligare engelska versionen.

Funktioner och roller i e-arkivet (schematisk bild utifrån OAIS) Bildens olika begrepp, funktioner och roller förklaras närmare i kapitel fyra i denna rapport från Riksarkivet (sid. 38 och framåt.)

Wikipedia om OAIS

Webbinar om Archivematica

Archivematicas wiki och användarforum

Testa Archivematica i praktiken

Testa förteckningsprogrammet Atom i praktiken (sandbox/testmiljö där användare kan prova systemets funktioner)

Studiebesök hos ArkivIT

Tillsammans med Daniel Bodén, etnolog och projektledare för projektet ”ARKI-VERA-ARKI-VUNGA” , besökte jag förra veckan konsultföretaget ArkivIT i Stockholm.

Vi diskuterade möjligheterna till samverkan för att hitta ”enkla och billiga” lösningar för e-arkivering som kan användas av föreningar, småföretag och privatpersoner som saknar egna IT-avdelningar och andra resurser.

Vi fick en visning av den öppna lösningen Archivematica, som tillsammans med AtoM kan användas för att både arkivera, förteckna/beskriva och presentera elektroniska handlingar.

Vi kommer att ha fortsatt kontakt med ArkivIT och ser fram emot vad vi tillsammans eventuellt kan uträtta – kanske kan resultatet bli en särskilt anpassad version av Archivematica och Atom som kan användas av små föreningar? Vi jobbar i alla fall vidare på det som ett möjligt spår. Samverkan mellan ideell sektor, näringslivet och offentlig sektor känns som en bra strategi just nu.

Två piloter på gång

Nu har vi haft uppstartsmöten med två ”pilotföreningar” som ska få pröva på e-arkivering i praktiken, samtidigt som vi tillsammans utvecklar en metod för långsiktigt bevarande av elektroniska handlingar – en metod som ska kunna användas även av små föreningar och andra enskilda arkivbildare, som inte har så mycket IT-kompetens eller pengar.

Den första föreningen är Studiefrämjandet i Sörmland, som har sitt kontor i Eskilstuna. Där börjar vi arbetet med att inventera vilka dokument och vilken information som finns, för att sedan föra in den i en dokumentplan. Därefter ska vi försöka ringa in vilka handlingar som hanteras enbart som e-handlingar, och sikta in det fortsatta arbetet på just dessa handlingar.

Den andra piloten är hembygdsföreningen i Hyltinge, Sparreholm. Där kommer vi göra på ungefär samma sätt, men med den skillnaden att föreningen redan har god kontroll över vilken information som finns i elektronisk form. Dokumenthanteringen och arkivfrågorna sköts nämligen i princip av en person, som har god struktur på sina dokument. Här kommer vi att skrida till praktisk handling, och lyfta över stora delar av arkivet till Google i godkända format.

Några lärdomar har redan kommit ut av kontakterna med piloterna:

  • Väldigt mycket är vunnet om föreningen har en förteckning eller en dokumentplan över sina e-handlingar. Det är också en stor fördel om handlingarna lagras i några få system, och inte ligger utspridda på massor av olika datorer, CD-skivor, molntjänster med mera.
  • Det går inte att tala om e-arkivering utan att samtidigt tala om föreningens arbetssätt, dokumenthantering och administrativa rutiner. I Hyltinge har vi redan börjat tala om att lägga över e-handlingarna i Google eller någon annan molntjänst. Det kommer nämligen att ge flera vinster: det blir lättare att samarbeta i föreningen; handlingarna hålls samlade och det blir lättare att styra vilka format med mera som används, och slutligen kan det vara enklare att visa handlingarna utåt för nya användare!
  • Föreningar som har fungerande pappersrutiner har inte någon särskild anledning att försöka e-arkivera dessa handlingar. Papper är fortfarande enklare och billigare att hantera, inte minst sett på längre sikt (decennier och sekler). Digitalisering och e-arkivering har dock stora fördelar när det handlar om att kunna dela handlingar mellan flera användare, att söka, bearbeta, återanvända och sammanställa information, samt att publicera informationen.
  • Det måste finnas utbildade arkivarier på centralorganisationen, eller på länsarkiv eller andra föreningsarkiv, som kan stötta föreningarna med deras dokumenthantering och e-arkivering.
  • Det finns flera IT-system som administreras av föreningarnas centralorganisation. Det gäller exempelvis webb, intranät och sökportaler som Bygdeband. I dessa fall vore det sannolikt önskvärt med ett samlat grepp från centralt håll, för att exempelvis kunna bevara föreningarnas webbar med mera.

Måste e-arkivering vara så svårt?

Vårt projekt har nu, efter några månaders väntan, fått svar från Riksarkivet. Riksarkivet meddelar att myndigheten saknar resurser att stödja arbetet med att bevara enskilda arkivbildares elektroniska handlingar för framtida forskning. Riksarkivet har ju främst tillsyn över statliga arkiv och får visserligen ge råd även till enskilda arkivbildare, men det är alltså inte myndighetens egentliga arbetsuppgift.

Riksarkivets handläggare meddelar samtidigt att det pågår en översyn av myndighetens uppdrag, där frågan om ansvaret för de enskilda arkiven ingår.

>> Läs gärna Riksarkivets svar i dess helhet

Av Riksarkivets svar framgår att de betraktar e-arkivering som en så dyr och komplicerad process, att små enskilda arkivbildare aldrig kan klara de krav som ställs på en ”riktig” leverans till statens e-arkiv. Men frågan är väl om vi kanske borde leta efter enklare lösningar, som kan användas även av små föreningar? I Danmark är det ju möjligt, så varför inte i Sverige?

På ett sätt är e-arkivering något mycket enkelt: vi ”e-arkiverar” varje dag, utan att ens tänka på det! Vi laddar upp bilder och dokument på filservrar, flyttar föreningens protokoll från en dator till en en annan, eller till en extern hårddisk. Det är en form av e-arkivering – även om hanteringen kanske inte alltid är optimal ur ett bevarandeperspektiv.

Bara genom att använda arkivgodkända filformat, regelbunden säkerhetskopiering och säkra lagringsmetoder skulle vi kunna skapa bättre förutsättningar. Dessutom måste vi ha god ordning på handlingarna/filerna och beskriva och förteckna dem. För det krävs inte mycket pengar eller avancerad teknik.

Arbetet med att hitta ”enkla och billiga” lösningar fortsätter nu på flera fronter:

  • I projektet har vi nu startat arbetet med två ”piloter”, det vill säga: två föreningar som i praktiken ska få inventera, organisera och leverera elektroniska handlingar på ett sätt som ger oss goda möjligheter att kunna bevara dessa handlingar på lång sikt.
  • De erfarenheter som framkommer i arbetet med piloterna ska arbetas in i den ”metod för e-arkivering” som är ett av projektets planerade målsättningar.
  • Under sommaren ska Johan titta närmare på danska Rigsarkivets program och metoder och se om dessa ev kan användas av projektet.
  • Vi kommer också att träffa några konsultföretag som är experter på dokumenthantering och e-arkiv och undersöka förutsättningarna för samverkan.

Mer information om allt detta kommer inom kort.

Vill du bevara er förenings historia?

Nu öppnar vi enkäten, där projektet kartlägger nuläget för de sörmländska föreningarnas ”digitala arkiv” och deras hantering av e-handlingar. Är du med i en förening baserad i Sörmland får du gärna delta i enkäten! Så här skrev vi i den inbjudan som i dagarna går ut till föreningslivet i Sörmland:

”Idag tycker vi kanske inte att e-post och hemsidor är så märkvärdiga – men ganska snart kommer detta att vara värdefullt forskningsmaterial! Genom att besvara enkäten bidrar du till ökad kunskap om föreningsarkiven , vilket är en viktig förutsättning för att kunna bevara er historia. Du får också möjlighet att göra en intresseanmälan för framtida medverkan i projektet.

Enkäten består av 9 frågor och tar c:a 10-15 minuter att besvara, beroende på era förutsättningar. Undersökningen pågår till till slutet av oktober, men besvara gärna enkäten så snart som möjligt!

Du hittar enkäten här: https://sv.surveymonkey.com/r/YF9BHFJ ”

Positiva besked från andra sidan sundet

Rigsarkivet svarade oss med vändande post. Nu ska Johan utvärdera underlaget som danskarna skickade och se om programvaran är användbar även i Sverige.

Under maj börjar vi med de två första pilotföreningarna: Flens hembygdsförening och Studiefrämjandet. I och med detta kommer det också hända saker på metodsidorna.

Riksarkivet, som vi också kontaktade, har däremot inte svarat.